효과적인 직장 보고서 작성 방법 3가지

효과적인 보고서를 작성하는 3가지 팁을 소개합니다. 30초 두괄식 보고, 명확한 답변, 기한 준수를 통해 상사에게 신뢰를 쌓는 방법을 알아보세요.

 

업무보고는 직장인들에게는 떼어낼 수 없는 업무 중에 하나입니다.

하지만 많은 직장인들이 업무 보고를 많이 어려워하고 있는 것도 사실입니다.

그래서 이번 포스팅에는 업무보고를 잘하기 위한 3가지 팁을 드리고자 합니다.

 

기술 1. 반드시 30초 두괄식 보고로 시작하라.

30초 두괄식 보고는 아무리 강조해도 지나치지 않는 원칙입니다.

이것은 무조건 지켜야합니다. 

즉, 30초안에 주요내용을 모두 담아야 합니다.

 

30초 두괄식 보고를 보다 쉽게하기 위해 아래 3개의 질문을 선정하고,

그에 답하는 방식으로 진행하시기를 권해드립니다.

 

Why (왜 보고하러 왔는지?) 
What (무슨 일이 있는지) 
HOW (어떻게 할건지 or 했는지) 

만약 기억하시기 힘드시면 수첩에 포스트잇을 붙여서 그것을 참고하여 보고하시면 됩니다.

 

 

기술 2. A에 대해 물어봤으면 A에 대해서만 대답해라 

일반사원 뿐만 아니라 임원들도 많이 실수하는 부분입니다.

상사와의 대화는 정확한 정보전달이 목적입니다.

그렇기 때문에 모호한 답변은 상사에게 혼란과 스트레스를 줄 뿐입니다.

이해를 돕기위해 아래 나쁜 예와 좋은 예를 들겠습니다.

 

[나쁜 예❌] 
Q : 보고서 다 작성했나? 
A : 김과장이 보고 있습니다. (아니 작성이 됐는지 묻잖아. 보고서 작성이 끝난거야 만거야?) 
Q : 보고서 작성하는데, 얼마나 걸릴 것 같은가? 
A : 10페이지만 수정하면 됩니다. (10페이지 수정이 얼마나 걸리냐고..)  

[좋은 예⭕️] 
Q : 보고서 다 작성했나? 
A : 아니요. 아직 작성 중입니다. 
Q : 보고서 작성하는데, 얼마나 걸릴 것 같은가? 
A : 30분 정도 소요될 것 같습니다.10페이지만 수정하면 됩니다.   

 

 

기술 3. 보고의 유통기한을 지켜라 

예를 들어 내일 퇴근전까지 보고서를 작성해달라는 업무를 받았다고 하겠습니다.

당신은 언제 상사에게 보고하겠습니까?

 

보고서를 완벽에 가깝게 작성 후 마김기한 10분 전에 보고를 드리겠습니까?

아니면, 60 ~ 70% 정도로 작성한 후에 금일 미리 보고를 드리겠습니까?

 

네. 바로 후자가 올바른 보고방법입니다.

비록 보고서 작성이 완료되지 않았더라도, 반드시 중간에 컨펌을 받기를 바랍니다.
그리고 나쁜일에 대한 보고서일 경우 더욱 빨리 보고를 해야합니다.

왜냐하면, 그래야 팀장도 그 윗 상사에게 보고하기 전 준비를 할 수 있기 때문입니다.